Görme ve işitmenin, sunumlarda verilen mesajın kalıcılığı üzerine olan etkisi görsel materyallerin tasarımını önemli kılmaktadır. Görsel malzemeler, sunumun anlaşılmasını kolaylaştırır, hafızalarda yer edinmesini sağlar ve konuşmacıya büyük ölçüde yardımcı olur. Katılımcıların konuya dikkatini çekerek, karmaşık bilgilerin ve kavramların daha kolay anlaşılmasına, konuyu ilginç hâle getirmeye de katkı sağlar.
Etkili bir sunumun adımları; hazırlanma, aktarma ve kapanıştır.
Etkili bir sunum için hazırlanma, aktarma ve kapanış aşamalarında göz önünde bulundurulması gereken bazı hususlar vardır. Hazırlanma aşamasında sunum yapma amacı, sunumun süresi belirlenir, katılımcılar hakkında bilgi toplanır (yaş, cinsiyet, eğitim durumu, deneyim…), onların gereksinim ve sunudan beklentileri göz önünde bulundurulur. Onlardan gelebilecek sorulara karşı hazırlık yapılır. Sunumu etkili kılacak görsel malzemelerin seçimi, sunum yapılacak mekânın incelenmesi (ışık, havalandırma vb.), oturma düzeninin ve aksesuarların gözden geçirilmesi ve sunum aşamalarının planlanması gibi işlemler hazırlanma aşamasında gerçekleştirilen işlemlerdir. Aktarma aşamasında, sunum yapan kişinin vermek istediği mesajı basit ve net bir şekilde verebilmesi için seçeceği sözcükler büyük önem taşır. En fazla 10-15 kelimeden oluşan kısa cümleler ve etken fiiller kullanmak anlaşılmayı kolaylaştırır ve sunuyu akıcı kılar. Herkes tarafından anlaşılması güç jargon ve klişelerden uzak durmak, genel ifadeler yerine somut örnekler vererek net ifadeler kullanmak, sözcükleri isabetli seçmek ve çok bilinenden az bilinene doğru ilerlemek sunumu daha dinlenir ve izlenir hâle getirecektir. Gündemdeki bir olaydan söz etmek, tablo, grafik veya diğer görsel desteklerden yararlanmak, harita ve çizimlere başvurmak sunum yapan kişinin tarzını çeşitlendirebileceği yollardan bazılarıdır. Kapanışta, sunumda anlatılanların en önemli noktalarını içeren kısa bir özet yapılır. Bu özetin girişle bağlantılı olması gerekir. Özette verilmek istenen mesajı vurgulayan ana başlıklara başvurulabilir. Dinleyenlere katılımları için teşekkür edilmesi ve mutlaka bir soru-cevap bölümüne yer verilmelidir. Bu sayede etkileşim sağlanır ve sunumla verilmek istenen mesaj pekiştirilmiş olur.
Sunumlarda yapılan hatalara örnek vermek Sunumlarda, sunumu yapan kişiden ve hazırlanan sunum materyalinden kaynaklanan, katılımcıları olumsuz etkileyen bazı hatalar söz konusu olabilmektedir. Slaytlarda yazılanları aynen tekrarlamak, sunumda çok sayıda slayta yer vermek, farklı büyüklüklerde yazı puntosu kullanmak, okumayı zorlaştıran koyu renk fon kullanmak ve sunuda çok fazla bilgi, renk ve görsel kullanmak bunlardan bazılarıdır.
En sık kullanılan sunum programlarındaki kavramların temel işlevlerini açıklamak Powerpoint sunum programında Ekle, Tasarım, Geçişler, Animasyon, Slayt Sıralayıcısı, Gözden Geçirme, Görünüm ve Biçim gibi menüler yer alırken Prezi, Insert, Frame, Path, ve Colors&Fonts gibi menülere sahiptir. Her iki programda da benzer işlevlere sahip bu araçlarla sunularda daha etkili mesajlar vermek ve kalıcılığını sağlamak için çeşitli yazı, grafik, tablo, animasyon, video gibi ögeler eklenir ve görüntülenir.
