Genel anlamıyla “İletişim iki birim arasında birbiriyle ilişkili bir dizi mesaj alışverişidir.” İletişim sürecini
etkileyen ve çalıştıran dört temel unsur dikkat çeker. Belirtilen bu unsurlar iletişimi anlamlı hale
getirmektedir. Bunlar;
Birim: Birim soyut bir kavramdır. Birbiriyle karşılıklı mesaj alışverişi yapan insan hayvan ya da
makinenin her birine “iletişim birimi” adı verilir. İletişim sadece insana özgü bir olay değildir. İki
kedinin karşılıklı miyavlamaları onların iletişim içinde olduğunu gösterir. Karşılıklı satranç oynayan iki
bilgisayarın her biri, bir “iletişim birimi” oluşturur.
İlişkili Olma: İletişim olabilmesi için sadece mesaj alışverişi, bir başka deyişle, sadece iki yönlülük
yeterli olmaz. Alınan ve verilen mesajların birbiriyle ilişkili olması gerekir. Birbiriyle ilişkili olmayan
mesajlar arasında manidarlık yoktur. İletişimi etkili yapan şeyin manidarlık olduğunu göz önüne
alacak olursak mesaj alışverişlerinin doğru yanıtlardan meydana gelmesi veya diğer bir deyişle
sorunun doğru ve beklenen yanıtının olması gerekir.
Mesaj: Mesaj, kaynak birimdeki içeriğin, bir seçim sürecinden geçirilmiş ifadesidir. İnsanların karşılıklı
konuşurken birbirlerine söyledikleri sözler, mesaja örnek verilebilir
Geribildirim: İletişim iki yönlü bir süreçtir ne sadece alış, ne de sadece veriş, iletişimi oluşturamaz.
İletişim olabilmesi için bir mesaj alışverişine, bir başka deyişle, iki yönlülüğe gerek vardır. Kaynak
birimin gönderdiği mesaja karşılık, hedef birimin verdiği “yanıt mesaj”a, geri bildirim adı verilir.
İletişimin iki yönlü olduğunu unutan kişiler, sadece konuşmak, konuşmak ve konuşmak isterler.
Karşıdaki kişiyle iletişim kurulmak isteniyorsa, ona geribildirimde bulunma şansı tanınmalıdır.
Çok değişik anlamlardaki kullanımına karşın “iletişim” denilince akla ilk gelen genellikle kişilerarası
iletişim ve bu amaçla kullanılan araçlardır. Nitekim Türk Dil Kurumu sözlüğündeki anlamına göre
iletişim:
Duygu, düşünce ya da bilgilerin akla gelebilecek her türlü yolla başkalarına aktarılması,
bildirişim, haberleşme, komünikasyon, Telefon, telgraf, televizyon, radyo gibi aygıtlardan yararlanarak yürütülen bilgi alış verişi, bildirişim, haberleşme, muhabere, komünikasyon” olarak tanımlanmaktadır.
İletişim kavramı o denli değişik alanlarda kullanılıyor ki, birbirinden çok ayrı anlamları yükleniyor. Bunlardan bazıları:
İletişim insanların toplu yaşamasının ürünü ve gereğidir. İnsanlarda iletişim kurma gereksinimi
doğuştandır ve bir arada yaşayan insanların ilişki kurmadan etkileşmeden yaşamları sürdürmeleri
olanaksızdır. İnsanların içinde bulundukları değişik sosyal grupların özelliklerine göre iletişimin amacı
ve biçimi değişir. Birey iletişim aracılığıyla çevresi ve kendi yaşamında etkin ve belirleyici olmak ister.
Buna göre kişi açısından özel amaçları farklı olsa bile asıl amaç çevre üzerinde etkin olmak,
karşısındakilerde davranış oluşturmak, tutum değiştirmek ve geliştirmektir. Kuşkusuz, bütün insanlar her iletişim eyleminde bilgilenmek, ikna etmek, bilgilendirmek, yönetmek, eğlenmek vb. bir dizi nedeni ve amacı vardır. Bu amaçların bir kısmı, karşılığını/ödülünü hemen elde etmek istediğimiz amaçlardır; bir kısmı uzun vadeli beklentilere dayanır. İletişimin temel amaçlarını somut olarak şu şekilde sıralamak mümkün olabilmektedir. Bunlar;
İletişim bir süreç içerisinde gerçekleşen temel olgudur. Bu süreç içerisinde kod, kodlama, kod açma,
yorumlama, geribildirim yer almaktadır
İletişim sürecinin etkileyebilecek nitelikleri olan ve iletişim durumu içinde bulunan kişi nesne ve olayların tümüne “iletişim ortamı” adı verilir. İletişimin içinde yer aldığı ortamın psikolojik ve fiziksel özellikleri gönderilen mesajın yorumlanmasını önemli ölçüde etkiler. İletişim ortamı, şu bölümlere ayrılarak daha ayrıntılı biçimde incelenebilir:
İletişim Türleri: İletişim türleri genellikle 4 gruba ayrılmaktadır:
Kendimizle İletişim: Bir insanın düşünmesini, duygulanmasını, kişisel ihtiyaçlarının farkına varmasını
iç gözlem yapmasını rüya görerek kendi içinden mesaj almasını ya da kendine sorular sorarak bunlara
yanıtlar üretmesini kendimizle iletişim sayabiliriz. Karşı karşıya gelen iki insan arasında gerçekleşen
iletişimin benzeri tek bir insanın içinde de gerçekleşmektedir. İnsanlar kendi içlerinde bir takım
mesajlar üreterek ve bunları yorumlayarak kişi içi iletişimde bulunurlar.
Kişilerarası İletişim: Genel bir tanımlamayla kaynağını ve hedefini insanların oluşturduğu iletişime
kişilerarası iletişim denir.
Örgüt İçi İletişim: Örgütü (organizasyonu) şöyle tanımlayabiliriz: Örgüt, iş ve işlev bölümü yaparak, bir
otorite hiyerarşisi içinde, ortak bir amacı gerçekleştirmek için bir araya gelmiş insanların faaliyetlerin
koordinasyonudur. Örgütü belirli bir amacın gerçekleşmesi için kişilerin faaliyetlerinin bir bölümünün iş bölümü içerisinde koordine edildiği ve çevresiyle etkileşim içerisinde bulunduğu yapı olarak tanımlamak mümkündür.
Kitle İletişimi: Bir takım bilgilerin/sembollerin, bir takım hedefler tarafından üretilmesi geniş insan
topluluklarına iletilmesi ve bu insanlar tarafından yorumlanması sürecine “kitle iletişimi” adı verilir.
Kitle iletişiminde kaynak ile hedef arasındaki kanallara ise “kitle iletişim araçları” denir.
Halkla ilişkiler bir kuruluş ile hedef kitlesi arasında ilişki kurma, güçlendirme ve korumaya yönelik
çabaları içerir. Tüm bunlar ekonomik, politik, sosyal ve teknolojik gelişmelerle etkilenebilir ve halkla
ilişkiler uzmanının görevi hizmet verdiği kuruluşları bu gelişmelerden haberdar ederek sistemlerini
düzenlemesine ve uyum içinde olmasına yardımcı olmaktır. Halkla ilişkiler strateji doğrultusunda
belirlenen amaçlara ulaşmak için ilgili ya da ilgisi olunması istenilen iç ve dış hedef kitleyi bilgi verme,
olumlu iz bırakma adına gerçekleştirilen ve geri beslemenin de önem taşıdığı planlı çalışmalar
bütünüdür.
Halkla İlişkilerin Temel Amaçları: Halkla ilişkilerin tanımlarından da anlaşılacağı üzere halkla ilişkilerin
temel amacı, kurum ve kuruluşların ilgili çevreleriyle olumlu ilişkiler kurmasını sağlamak, etkin ve
verimli bir iletişim/etkileşim ortamı yaratmaktır. Halkla ilişkiler etkinliklerinin getirisi uzun süre
gerektirdiğinden, kısa vadede bir sonuç beklemek yersiz olacaktır. Ne var ki zamana yayılarak yapılan
halkla ilişkiler çalışmalarının bir amacı da, kurum ya da kuruluşun uzun vadede kazandıracağı olumlu
kimlik ve ardından doğal/dolaylı olarak gelecek karlılıktır. Halkla ilişkilerin temel amaçlarını kısaca
maddeler halinde derlemek gerekirse;
Yönlendirme Evresi: 19. yüzyıla ait bir etkileşim tekniğidir. Bu dönemde halkla ilişkilerin başlıca
amaçları siyasal kampanyalarda çeşitli propaganda yöntemleri denenmiştir.
Bilgilendirme Evresi: 19. yüzyılın ikinci yarısında halkla ilişkiler sistematik bir kimliğe bürünmüştür. Bu
sistematik kimliğe göre kamuoyunu görmezlikten gelmek mümkün değildir. Kamuoyu toplum
toplumdaki olaylardan mutlaka haberli kılınmalı, bunun içinde basınla ilişkiler sağlıklı bir biçimde
yürütülmelidir. Bu tür ilişkiler nitelikli bir hizmetle desteklenmeli ve böylece hizmetin geliştirilmesi de
sağlanmalıdır.
Etkileşim ve Anlayış Geliştirme Evresi: Halkla ilişkiler basın ve kamu ile ilişkilerin yanı sıra
işletmelerde danışmanlık işlevini de üstlenmeye başlamıştır. Kamuoyu hakkında yönetimin
bilgilendirilmesi basının ve kamuoyunun bilgilendirilmesi kadar önemli olmuştur. Özellikle ekonomik,
sosyal, siyasal ve bireysel kriz dönemlerinde halk bilinçli bir biçimde aydınlatılarak krizin atlatılması
noktasında etkileşim ve anlayış geliştirmesi halkla ilişkilerin en temel amaçlarının başında gelmek
olmuştur.
Halkla ilişkiler süreci dört aşamadan oluşur:
Yoğun bir çalışmayı gerektiren araştırma, öncelikle hedef kitle konusunda bilgi toplamaya dayalıdır. Belirlenmiş hedef kitleye yönelik olarak düzenlenecek halkla ilişkiler etkinliği araştırmada elde edilecek veriler ve sorunun tanımlanması doğrultusunda planlanır.
Araştırma: Halkla ilişkilerde araştırma, bir kurum ya da kuruluş hakkında halkın ya da kitlenin ne
düşündüğünü ortaya koymak var olan tutumu bu doğrultuda yeniden düzenlemek için yapılan bir
etkinliktir Halkla ilişkiler etkilerini belirli bir planda yürütmek için yapılan araştırmalar şöyle
sıralanabilir;
Planlama: Halkla ilişkiler sürecinde ikinci aşama planlama aşamasıdır. Planlama, gelecekte yapılacak
çalışmaların düzenli, sistemli ve verimli bir biçimde yerine getirilmesi için gereken önlemlerin ve
kararların alınmasıdır. Her alanda olduğu gibi “en kötü plan plansızlıktan iyidir” ilkesi, halkla ilişkiler
çalışmalarında da geçerlidir. Plansız bir şekilde yerine getirilmeye çalışılan halkla ilişkiler
faaliyetlerinde boşuna emek, zaman ve para harcanmış olacaktır Planlama yapmanın yararları şöylece
sıralanabilir;
Zaman ve emek savurganlığı azalır,
Yöneticilerin dikkatlerini amaçlara yöneltir,
Faaliyetlerin uyumlaştırılmasını mümkün kılar
İyi bir planda bulunması gereken özellikler ise şunlardır;
Planlar her şeyden önce açık, kesin geçerli bir amaca yönelik olmalıdır,
Planlamada ve buna dayalı olarak geliştirilen planlar arasında birlik ve uyumun bulunması gerekir,
Planlamada devamlılığın sağlanması zorunludur
Bütün bunlar göz önünde bulundurulduğunda halkla ilişkiler sürecini şu şekilde maddeler halinde sıralayabiliriz:
o Sorunun tanımlanması
o Durum değerlendirmesi
o Halkla ilişkiler programının hedeflerinin belirlenmesi
o Halkla ilişkiler programının hedef aldığı kitlelerin belirlenmesi ve çözümlenmesi
o Her hedef kitle için amaçların saptanması
o Etkinlik ve iletişim programının hazırlanması
o Programın değerlendirilmesi
o Program uygulama planlarının hazırlanması
İnsanlar başkalarıyla bir arada olabilmek, onları anlayabilmek, kendilerini anlatabilmek ve
etkileyebilmek için iletişim kurmak zorundadırlar. Kurumların çevresiyle etkileşimini sağlamayı
amaçlayan halkla ilişkiler çalışmalarının temelinde de iletişim vardır. Halkla ilişkiler, rastlantısal bir
takım olaylara balı olarak değil planlı, programlı ve uzun süreli ikna etmeye yönelik bir iletişim süreci
içinde gerçekleşir. Halkla ilişkilerde iletişim ikna amacı taşır. Etkileyici iletişim olarak da
adlandırabileceğimiz bu iletişim biçimi bir kişi ya da grubun başka kişi ya da grupların tutumlarını
belirleyip, biçimlendirmek, denetim altına almak ya da değiştirmek için girişilen bilinçli yani planlı bir
süreç içinde gerçekleşir. Herhangi bir iletişimin etkileyici ya da ikna edici iletişim sayılabilmesi için
iletişimin bu amaç doğrultusunda gerçekleştirilmesi gerekir. Etkileyici iletişimin hedef kitleler
üzerinde üç farklı amaca bağlı olarak planlanacağını söyleyebiliriz:
